Akkuratesse bei Kisten und Listen macht das Leben leichter

Die Russen gucken genau, welche Exponate zu ihnen ins Land kommen. Auch beim Rücktransport wird exakt geprüft. Detailverliebtheit und ein Spediteur mit Erfahrung sind ratsam, wenn beim Transport von Messegütern alles glatt gehen soll.

Die Kosten, um Messegüter gen Osten zu transportieren, können nicht nur knapp kalkulierte Messebudgets sprengen, weiß Jürgen Schmiedel, MICE International Deutschland, Division: Concept 26, Erlangen. Teuer sind neben dem eigentlichen Transport auch die benötigten Papiere und der Zoll. Daher raten Russland erfahrene Aussteller insbesondere für Messen, die in Moskau stattfinden, nur Standbaumaterial und Exponate versenden zu lassen. Alles, das in der Hauptstadt zu kaufen sein könnte, wie Lebensmittel, Accessoires für den Stand, sollten nicht nur aus Kostengründen besser dort gekauft werden. Schmiedel achtet grundsätzlich darauf, dass er mit Speditionen kooperiert, deren LKWs mit GPS-System ausgestattet sind. "Oft nützt es auch für die Koordination von Messeprojekten, wenn die Fahrer über das Handy erreichbar sind", fügt der Account Manager hinzu. Bei Einholung von Speditionsangeboten ist auf deren Vollständigkeit zu achten, sagt Schmiedel. "Neben dem Transport von und nach Moskau ist das die Erstellung von Frachtpapieren durch die Spedition, falls notwendig das Standgeld an der Grenze (teilweise bis zu fünf Tage) und vor Ort sowie falls notwendig Konvoi- oder Grenzzollgebühren und das Einfuhrhandling." Hinter dem Einfuhrhandling verbirgt sich die freie Lieferung ab Ankunft auf dem Messegelände bis auf den Messestand, wo die Messegüter verzollt und verpackt abgeladen werden sollen.
Das Ausfuhrhandling ist ebenfalls Part des Angebots. Der Spediteur holt die verpackten Güter am Messestand ab. Sie werden frei geladen. Er kümmert sich dann um die Leergutabwicklung, Zollregistrierungsgebühren, Erstellung von Zollwertdeklarationen und Zollpapieren, die Übersetzung der Warenlisten ins Russische und die Ermittlung von statistischen Warennummern sowie die Rückwarenabfertigung in Deutschland.
Absolute Genauigkeit der Packlisten sorge für einen reibungslosen Hin- und Rücktransport. "Der Inhalt eines jeden Packstückes muss bis auf das letzte Detail mit der dazugehörigen Packliste übereinstimmen. Das heißt, es kann nicht nur eine Werkzeugkiste genannt werden, sondern eine Kiste mit zehn Schraubenziehern, zwei Hämmern." Mittlerweile werden fast alle Kisten bei Hin- und Rücktransport geöffnet und deren Inhalt mit den Listen verglichen. "Bei Computern und hochwertigen Produkten (speziell AV-Medientechnik) werden sogar die Gerätenummern am Gerät mit den aufgeführten Nummern in den Packlisten verglichen. Sollte etwas nicht stimmen, kann sich die Entladung des kompletten Transports ins absolut Ungewisse verzögern. Geräte, die nicht mit den Listen übereinstimmen, würden sofort konfisziert und nur gegen Bargeld vom Zoll wieder ausgelöst werden können. Darüber hinaus müsse wegen der Verzollung und Versteuerung genau festgelegt und beschriftet werden, was in Moskau an- und was wieder zurück nach Deutschland kommt. Eine weitere Besonderheit sei, dass Standbaumaterial grundsätzlich wieder komplett mitgenommen werden müsse. "Selbst Teppich muss zurück - und wenn es nur ein paar Reste sind." Beim Rücktransport sei darauf zu achten, dass wieder genauso gepackt wird, wie beim Hintransport, so Schmiedel. "Kisten und Listen müssen wieder übereinstimmen."
Für alle Eventualitäten und manchmal auch für eine schnellere Abwicklung empfiehlt der Experte immer Kleinigkeiten wie Zigaretten, Taschenmesser, Kugelschreiber oder ähnliches bereit zu halten. Aber auch hier gilt: "Nichts schmuggeln. Weder nach Moskau rein noch aus der Stadt raus." Wer Werbeartikel zu transportieren habe, deren Anzahl genau benannt werden muss, sollte für "gute Zwecke" immer etwas mehr einpacken. "Auch hier ist es ganz einfach: Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft und erleichtern das Zusammenarbeiten", weiß Schmiedel und rät: "immer genügend mitnehmen."
Auf dem Weg nach Hause werden die Kisten stichprobenartig geöffnet. Da viele Hallen mit "teilweise versteckten" Kameras überwacht würden, könne auch ihre Beladung verfolgt werden. "Man muss sich im Klaren sein, dass man eigentlich immer irgendwie beobachtet wird", sagt Schmiedel. Sollte vom Zoll etwas gefunden werden wie Wodka, Kaviar oder etwa Ikonen, komme es zu großen Problemen. "Bestenfalls kann der Spediteur die Situation noch vor Ort klären. Die Ladung kann aber auch komplett gesperrt werden." Passiert so etwas, sei bei der nächsten Fracht in Richtung Russland mit ganz erheblichen Problemen zu rechnen oder es könne nur noch mit erhöhten Kosten eingeführt werden.

m+a report Nr.4 / 2006 vom 15.06.2006
m+a report vom 15. Juni 2006