Kaufen, mieten oder leasen?
Genauso wie die Gestaltung hängt auch dieFinanzierung von Messestandprojekten von den individuellen Anforderungen des Ausstellers ab. Messebauunternehmen bieten oft wirtschaftliche Alternativen zum Kauf an.
Gerade ausstellenden Unternehmen, die häufiger an unterschiedlichen, weit voneinander entfernten Einsatzorten präsent sein müssen oder große, aufwändige Messekonzepte realisieren wollen, bieten alternative Finanzierungsformen kostengünstige Teilnahmelösungen. Um eine Entscheidung zu treffen, sollte zuerst ein Kostenplan erstellt werden. Mit ihren "Checklisten für Messen & Ausstellungen" bietet Mice Meissner Expo, Hamburg, Informationen und Entscheidungshilfen in Form von detaillierten Kostenvergleichen. Die Checklisten stehen auf ihren Internetseiten kostenlos zum Download zur Verfügung.
Der Produzent faltbarer Displays und modularer Messestände differenziert zunächst zwischen fixen und variablen Kosten, bezogen auf die jeweilige Messebeteiligung. Die Kosten für ein kompatibles Standsystem werden auf alle Veranstaltungen verteilt, da diese Beträge "veranstaltungsfix" sind. Dies trifft jedoch nicht auf Dekorationen und Ähnliches zu, die nur für eine spezielle Messe hergestellt werden. Aufwendungen für den Auf- und Abbau, Transport und Lagerung sind variable Kosten. Sie fallen an, egal ob der Stand gekauft, gemietet oder geleast wird. Folglich müssen diese Kosten aus der Betrachtung herausgelassen werden.
Darüber hinaus gibt es weitere wichtige Entscheidungskriterien wie die Standbauweise. Eine hohe Variabilität des Messe- beziehungsweise Ausstellungssystems eröffnet zusätzliche Einsatzmöglichkeiten. Standsysteme können gegenüber individuell angefertigter Bauweise auch zwischen den Messezeiten Gewinn bringend eingesetzt werden. Die Gesamtkosten, die allein für den Standbau anfallen, gilt es noch einmal darauf zu durchleuchten, inwieweit diese veranstaltungsfixe Kosten sind. Nur wenn ein Messestand auf verschiedenen Veranstaltungen unverändert eingesetzt wird, sind die Anschaffungskosten in voller Höhe durch die Anzahl der Einsätze zu teilen und den vergleichbaren Mietkosten gegenüberzustellen. Systemhersteller bieten einen qualifizierten, auf Standsysteme zugeschnittenen Gestaltungsservice, der individuelle Gestaltungskonzepte kalkulierbar macht.
Für das Mieten spricht, dass der Aussteller keine Kapitalbindung hat und somit über unbelastete Liquidität verfügt. Änderungen können problemlos in das Konzept und die Gestaltung des nächsten Auftritts einfließen. Parallel stattfindende Veranstaltungen bedingen keine zusätzlichen Investitionskosten. Auslandsbeteiligungen sind nicht mit hohem Transport- und ungewissen Aufbaukosten verbunden. Es fallen weder Lager- noch Wartungs- oder Reparaturkosten an (es sei denn, der Stand wird selbst aufgebaut).
Beim Kauf können alle Standteile den individuellen Bedürfnissen entsprechend gestaltet werden. Bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr sind die Kosten für die Anschaffung vergleichsweise gering und ein gleich bleibendes, CD-konformes Erscheinungsbild ist garantiert.
Beim Mietkauf geht der Stand mit der letzten Mietrate in das Eigentum des Ausstellers über. Regelmäßige Teilzahlungen schonen die Liquidität. Es gibt eine Festpreisgarantie, eventuell inklusive Reparaturen, Wartung, Einlagerung, Versicherung) und bei mehrmaligem Einsatz - auch bei hausinternen Veranstaltungen - ergeben sich Kostenvorteile.
Außerdem gibt es noch die Mehrfachmiete mit Kaufoption (Hersteller-Leasing) und das Finanz-Leasing. In ersterem Fall wird im Unterschied zum Mietkauf ein Restkaufpreis vereinbart. Dafür sind die einzelnen Mietraten geringer. Beim Finanz-Leasing bleibt die Finanzierung neutral, Preisnachlässe sind verhandelbar. Die Kosten über die Dauer der Laufzeit sind fest und kalkulierbar.
Leasing und Mietkauf bieten sich als alternative Finanzierungsformen erst dann an, wenn die Entscheidung grundsätzlich für den Erwerb ausgefallen ist. Dies gilt insbesondere für das Finanz-Leasing, bei dem der Messebaubetrieb/Systemhersteller den Stand an eine Leasinggesellschaft (Leasinggeber) verkauft. Wenn der Stand in allen Einzelheiten zwischen dem Aussteller und dem Messebaubetrieb festgelegt ist, erhält der Aussteller die Standbauteile für eine festgelegte Nutzungsdauer (18 bis 36 Monate) gegen eine feste monatliche Leasinggebühr. Eigentümer ist in diesem Fall die Leasinggesellschaft.
Es ist nicht einfach, Leasinggesellschaften zu finden, die eine "Mobilie" wie einen Messestand "verleast". Ein Messestand besteht aus einer Vielzahl nicht zu unterscheidender Einzelteile, die eine eindeutige Definition des Leasing-Gutes nahezu ausschließen. Darüber hinaus ist die Weiterverwertbarkeit nach Ablauf der Leasingdauer ein kalkulatorisches Problem. Sollen die Leasingraten günstig sein, so muss der Stand jederzeit auch für andere Aussteller nutzbar sein. Diese Bedingungen beeinflussen die Möglichkeit des Leasens nicht unerheblich. www.mice.de
m+a report Nr.2 / 2006 vom 24.03.2006
m+a report vom 24. März 2006