Special Siemens: Rahmenverträge mit bevorzugten Agenturen

Ziel der Preferred Partnerschaften ist eine verstärkte Steuerung und Konzentration der Lieferantenleistungen auf Wenige. Effekte sind reduzierte Kosten sowie verbesserte Servicequalität.

Die Eventbranche weist eine Reihe von Eigenheiten und Abhängigkeiten auf, die zahlreiche schwerwiegende und kostspielige Probleme in sich bergen können. Hier ist die Verlässlichkeit der Partner das wichtige Kriterium für den Erfolg. Das trifft insbesondere auf die Wahl der richtigen Eventagentur zu, die als erfahrener und kompetenter Dienstleister gewillt und in der Lage ist, für ein Unternehmen auf professionelle und eigenverantwortliche Weise Eventmanagementleistungen in Form von Agentur- und Sachleistungen zu erbringen.

Das Siemens Event Management ist ein Bereich, der einige tausend Veranstaltungen mit mehreren hunderttausend Teilnehmern pro Jahr umfasst und hinter dem sich ein Volumen im dreistelligen Millionenbereich verbirgt. Aufgabe war und ist es, die Bündelung der Nachfrage und des Einkaufs bei Leistungsträgern, Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich durch den Aufbau eines zentralisierten Lieferantenmanagements zu generieren. Um dem steigenden Bedarf an hochwertigen Veranstaltungen bei gleich bleibender Qualität und sinkenden Kosten gerecht zu werden, sollen dem Eventmanager Informationen und Daten über Lieferanten von Eventleistungen zielgerichtet und transparent über einen nach den Unternehmensrichtlinien aufgebauten "virtuellen Warenkorb" zum richtigen Zeitpunkt am "Point of Decision" zur Verfügung gestellt werden. Im Sinne eines Marktplatzes findet man im Siemens-internen Intranet Dienstleister, die mit dem Unternehmen einen Rahmenvertrag abgeschlossen haben.

Ziel der Preferred Partnerschaften mit Eventagenturen ist es, durch eine verstärkte Steuerung und Konzentration der Lieferantenleistungen auf wenige hoch qualifizierte eine Bündelung und Transparenz der Leistungen zu bewirken. Ein spezielles Einkaufs- und Buchungstool lenkt die Nachfrage auf bestimmte Lieferanten. Mit einer leistungsgerechten Entlohnung der Agentur wird einerseits die Kostentransparenz erhöht und verbessert, andererseits auch die Verhandlungsposition gegenüber den Partnern. Ein weiterer Effekt sind reduzierte Kosten durch vereinheitlichte Abwicklungsprozesse sowie die verbesserte Servicequalität und Kundenbetreuung durch den Dienstleister.

Durch den erfolgreichen Abschluss von Rahmenverträgen mit von Siemens präferierten Eventagenturen wurde in einer für Deutschland und in der gesamten Industrie wohl einmaligen Ausschreibung ein wichtiger Meilenstein für ein strategisches Lieferantenmanagement im Veranstaltungsbereich erreicht. Die Siemens-Ausschreibung hat nicht nur in diesem Punkt ihren Zweck erfüllt. Es ist gelungen, einen "Pool von Agenturen" zu formieren, die vor allem zu einem bereit waren: offene Angebotsgestaltung und Preistransparenz. Ziel des Siemens Event Managements ist nicht die Standardisierung von Events, sondern die Standardisierung von Prozessen.

Um einen umfassenden Einblick in die Agentur, deren Arbeitsweise und Schwerpunkte zu erhalten, setzte die Auswahl der Preferred Eventagenturen bei Siemens einen umfangreichen und mehrstufigen Ausschreibungs- und Auswahlprozess voraus.

Das Ausschreibungsformular gab Aufschluss über das Unternehmen und die Kreativität der Agentur. Es unterteilte sich in drei Schwerpunkte:

1. Allgemeine Informationen zum Projekt
2. Ausschreibungsformular (Hier wurden Informationen zu Unternehmensdaten und Mitarbeitern, das Leistungsspektrum der Agentur, Angaben zur Technologie im Unternehmen und Finanzierung beziehungsweise Honorierung von Leistungen abgefragt.)
3. Fallbeispiele (Anhand von drei Fallbeispielen sollte die Agentur einenProjektvorschlag ausarbeiten. Ziel war es, den kreativen Ansatz der Agentur, Ideenreichtum, Umsetzung und die Projektbearbeitung durch die Agentur zu prüfen.)

Hatten die Agenturen diese erste Hürde genommen, wurden sie zur Präsentation eingeladen. Diese klärte agenturspezifische Fragen und Unklarheiten im direkten Gespräch und komplettierte das Gesamtbild der Agentur.

Abschließend noch einige Zahlen: 86 % der angeschriebenen Agenturen nahmen an der Ausschreibung teil. Von den derzeit circa 30 Preferred Eventagenturen arbeiteten über 70 % bereits mit Siemens zusammen.

Vertragsgrundlagen

Gemeinsam mit der Rechtsabteilung wurde ein Rahmenvertrag erarbeitet, der die Grundlage für den Einzelvertrag zwischen der Agentur und dem Eventmanager im konkreten Projekt ist.

Hier eine Übersicht der wichtigsten Vertragsklauseln des Rahmenvertrages:

- Die Leistungen der Agentur (beinhaltet unter anderem eine Definition des Leistungsumfangs, Personalfragen, Umgang mit Subunternehmen, Generalunternehmerschaft, die Gestaltung der Nutzungsrechte.)

- Klauseln zur Vergütung/Abrechnung der Agentur- und Sachleistungen (Hinsichtlich der Sachleistungen wird auf eine "open-book"-Politik hingewiesen. Außerdem ist die Agentur im Interesse der Preistransparenz verpflichtet, Entgeltvereinbarungen mit Subunternehmen auf Nettobasis zu treffen.)

- Die Zahlungsbedingungen regeln die Vorauszahlung von Agentur- und/oder Sachleistungen sowie Rechnungsstellung und -zahlung.

- Haftungsfragen ergeben sich in erster Linie aus dem im Projektplan gekennzeichneten pönalisierten Terminen (Verzug) und anderen Leistungsstörungen. Außerdem hat die Agentur eine Haftpflichtversicherung nachzuweisen.

- Die Vertraulichkeit/Geheimhaltung gegenüber Dritten gilt auch über die Vertragslaufzeit hinaus.

- Die bessere und effektive Zusammenarbeit der Partner setzt gegenseitige Informationsvermittlung voraus sowie den gemeinsamen Aufbau eines Key Account Managements.

Kommt es zur Realisierung eines konkreten Projektes wird ein Einzelvertrag abgeschlossen, der den Vertragsgegenstand (bezeichnet und beschreibt das Event), Leistungsumfang der Agentur, den Projektplan mit Terminen, Tools, Abwicklungsprozessen, notwendigen Reisen, Informations- und Dokumentationspflichten, Budgetplan und die Namen der Vertragspartner regelt. Erst auf Grundlage des Einzelvertrages wird die Agentur tätig, da hier die konkreten Bedingungen für das jeweilige Projekt festgelegt werden.

Marketing der Preferred Eventagenturen

Der Ausschreibungsprozess und der Abschluss der Rahmenverträge garantiert nicht die tatsächliche Nutzung und Einbeziehung der Eventagenturen durch die Eventmanager. Deshalb ist es wichtig, die Preferred Partner entsprechend im Intranet darzustellen und bekannt zu machen. Durch die Definition von Eventarten und Bausteinen wurde versucht, den Agenturen bestimmte Suchkriterien zuzuordnen. Jeder Agentur ist ein Agenturprofil hinterlegt, das aktuelle Auskünfte über die Unternehmensdaten, organisierte Veranstaltungen und Referenzen liefert. Neben dem umfassenden und informativen Intranetauftritt wird jede Agentur im Online-Newsletter vorgestellt. Es wird ebenfalls über aktuelle Veranstaltungen berichtet, die innerhalb von Siemens stattfinden.

Einmal jährlich findet das EventNet Event statt - als interessante Plattform für die Kontaktaufnahme zwischen den "Preferred Eventagenturen" und Veranstaltungsorganisatoren. In diesem Jahr haben rund 200 Eventmanager die Möglichkeit genutzt, sich über die Agenturen zu erkundigen, Kontakte zu knüpfen und Erfahrungen auszutauschen.

Fazit

Der Erfolg einer Veranstaltung und damit auch der Erfolg des Eventmanagers ist von der Zusammenarbeit und Kompetenz der einbezogenen Eventagentur abhängig. Die richtige Auswahl des Partners ist dabei ein entscheidender Schritt. Sie wird durch langfristige Preferred-Partnerschaften erleichtert, die nicht auf den Abschluss von Rahmenverträgen und Zusammenarbeit in konkreten Projekten beschränkt sein darf. Laufende Lieferantenbewertung nach einheitlichen Kriterien ermöglicht eine weitere Lieferantenentwicklung als Basis für eine langfristige Zusammenarbeit und Kooperation. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung und konsequente Entwicklung der Beziehung zu wichtigen Schlüssellieferanten kann eine systematische und effiziente Gestaltung der Beziehungen erfolgen. Katja Havemann

Die ausführliche Darstellung der "Preferred Partnerschaften" können Sie bald nachlesen in dem Buch "Event & Marketing 2" (Hrsg: Michael Hosang), das im Februar 2004 im Deutschen Fachverlag erscheinen wird. Der Umfang beträgt circa 260 Seiten, der Preis 52 " (ISBN 3-87150-859-4).

Dr. Katja Havemann sammelte nach dem Jurastudium mit Englandaufenthalt Erfahrungen in verschiedenen Dienstleistungsunternehmen. Bei der Weltausstellung Expo 2000 betreute sie die Bereichs- und Regionenveranstaltungen für Siemens. Danach wechselte sie in die Zentrale von Siemens und ist hier bei Corporate Mobility Services Event/Congress Management verantwortlich für die Bereitstellung ausgewählter Eventdienstleister - hier unter anderem auch Eventagenturen - und kostenoptimierender Geschäftsprozesse zur Reduktion von Eventkosten.

m+a report Nr.7 / 2003 vom 29.10.2003
m+a report vom 29. Oktober 2003