Schnittstelle zwischen Mensch und Projekt
Die Workflow-Software Troi verspricht schon mit ihrem Namen den "total return on investment". Denn umso effizienter der Arbeitsablauf ist, desto größer der Erfolg.
"So einfach wie möglich - so vielseitig wie nötig", lautet der Leitspruch von Peter Martin, Geschäftsführer von Martin et Karczinski, München. Die in seinem Hause entwickelte Agentursoftware Troi baut darauf, denn: "Je intelligenter die Basisleistungen gelöst werden, in ihrer Fähigkeit Komplexes einfach abzubilden, desto weniger Zusätze benötige ich."
An Troi haben Kommunikationsspezialisten, Betriebswirte, Designer und Entwickler zusammengearbeitet, die alle mit den täglichen Abläufen in einer Agentur vertraut sind. Das System arbeitet webbasiert und bietet eine interne, arbeitsplatzunabhängige und zudem erschwingliche Kommunikationsplattform für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit ihm können alle relevanten Teilbereiche im täglichen Projektgeschäft sehr einfach überwacht, gesteuert und zusammengeführt werden, so das Versprechen der Entwickler.
"Unsere Vision ist es, Menschen, die zusammenarbeiten wollen, zu verbinden, wenn möglich mit einem Knopfdruck", erklärt Peter Martin. "Effizienz bedeutet heute mehr als nur die Kontrolle über Geldeingang und -ausgang - Effizienz bedeutet die optimale Verbindung von Projekten und Menschen. Die Idee, eine Workflow-Software zu programmieren, entstand aus dem Wunsch heraus, den perfekten Arbeitsablauf sowohl für unsere Agentur als auch zwischen uns und unseren Kunden zu garantieren. In der heutigen Zeit wird Effizienz zu einem äußerst wichtigen Baustein im Fortkommen eines Unternehmens."
Martin et Karczinski beschreibt verschiedene Szenarien, bei denen der Einsatz der Software entscheidende Vorteile bringen soll. Zum Beispiel: "Zwei Kunden verlassen Sie von heute auf morgen. Einfach so. Sie wollen für Ihr gutes Gefühl ganz schnell wissen, wo Sie finanziell stehen und abschätzen, was es für Ihren Betrieb bedeutet." Oder: "Der Kunde möchte plötzlich den Stand der angefallenen Stunden erfahren. Er will wissen, was wofür geleistet wurde - insbesondere dann, wenn nach Stunden abgerechnet wird. Er ruft an und möchte innerhalb weniger Stunden - am besten sofort - eine Liste sehen. Im Detail will Ihr Klient erklärt haben, was wann gelaufen ist."
Was leistet Troi nun genau? Mit dem "Schreibtisch" wird der Nutzer nach dem Einloggen empfangen. Hier findet sich die persönliche To-do-Liste und das Schwarze Brett der Firma. Von hier aus lassen sich alle Funktionsbereiche einfach per "Quicklink" ansteuern. Die am häufigsten verwendeten Arbeitsbereiche sind über individuell konfigurierbare Quicklink-Buttons direkt erreichbar.
Der Kalender bietet alle Termine im Überblick. Meetings, Reisen et cetera lassen sich übersichtlich und praktisch im Tagesgeschäft koordinieren. Über interne Infomails erfahren die Beteiligten, wer zu welchen Terminen eingeladen wurde. In der Projektverwaltung werden alle Details zu den registrierten Projekten auf einen Blick transparent.
Die mit dem DDC Award des Deutschen Designer Clubs in Bronze ausgezeichnete Software verfügt über alle wichtigen Elemente aus den Bereichen Projektplanung und -abwicklung, Personalmanagement, Administration, CRM, Buchhaltung und Finanzen (inklusive Rechnungsstellung). Sämtliche Zahlen, Fakten, Informationen, Erträge und Kosten zu laufenden oder abgeschlossenen Projekten können zusammengefasst und in einer übersichtlichen Darstellung aufbereitet werden.
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Projektabläufe und spezifische Begriffe bei der Benennung von Prozessen und Inhalten. Dem kommt die Option einer einfachen und individuellen Anpassung der Wortwahl bei Buttons und Auswahllisten entgegen. Sprachliche und kulturelle Eigenheiten sind somit überbrückbar. Darüber hinaus können Hausfarben und Firmenlogos integriert werden.
In einem Unternehmen in der Größe zwischen 10 und 25 Mitarbeitern lässt sich das System nach Angaben der Entwickler in der Regel innerhalb von ein bis zwei Tagen an die vorhandenen Verhältnisse anpassen. Die Übertragung vorhandener Datensätze aus bisherigen "Insellösungen" soll einfach und schnell zu bewerkstelligen sein. Spezielle Zusatzmodule können bei Bedarf in kurzer Zeit implementiert und in die Basisarchitektur integriert werden. Die angebotene Software rühmt sich zudem, selbst erklärend und intuitiv erlernbar zu sein, was in der Einarbeitungsphase der Mitarbeiter Kosten und Zeit - und Nerven - spart.
www.troi.de
m+a report Nr.3 / 2004 vom 23.04.2004
m+a report vom 23. April 2004