Passend zum Event: Der Ort als Teil des Ganzen
Wer für seine Veranstaltung die passende Location sucht, muss sich zunächst einmal über sein Veranstaltungskonzept und seine Ziele im Klaren sein.
Manche Art von Veranstaltung schließt gewisse Locations von vornherein aus. Denn was nützt dem Veranstalter die malerischste Wasserburg, wenn er keine Möglichkeiten hat, seinen Kongress darin adäquat umzusetzen, weil die notwendigen technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind? Oder wer würde seine Mitarbeiter zu einer Motivationsveranstaltung in ein Hotel einladen, dass zwar gute Konditionen bietet, aber einfallslos gestaltet ist und verkehrsungünstig am Rand einer großen Metropole liegt? Dazu bemerkt der Eventspezialist Stephan Schäfer in seinem Buch "Event-Marketing" sehr treffend: "Der Veranstaltungsort ist ein zentrales Element der Inszenierung und nicht nur ein Raum für eine bestimmte Menge an Menschen. Die Location hat eine zentrale kommunikative Bedeutung".
Die Art der Location spielt für den Erfolg eines Events eine große Rolle, denn wer sich an einem Ort wohl fühlt, ist auch eher bereit, sich auf die kommunikativen Botschaften seines Gastgebers einzulassen. Indem sich der Veranstalter bei der Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes viel Mühe gibt, drückt er gleichzeitig auch Wertschätzung für seine Gäste aus. Besondere Locations gibt es mittlerweile wie den sprichwörtlichen "Sand am Meer": alte Industriemontagehallen, außer Dienst gestellte Luxuszüge und -flugzeuge, Schlösser und Landhäuser, Drehrestaurants auf Funktürmen, Segelboote und umgebaute Fährschiffe, Flugzeughangars und Schiffswerften, mondäne Hotels, Museen und Kanzlerbusse, einsame Inseln und gletscherüberzogene Bergplateaus, Künstlerateliers, und, und, und ...! Doch egal wie schrill oder außergewöhnlich die Location auch ist - sie muss für den Veranstaltungszweck geeignet sein.
Die Lage des Veranstaltungsortes ist dabei ein sehr wichtiger Aspekt. Können alle Gäste die Location problemlos mit dem eigenen PKW erreichen? Wie sieht es mit der Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel aus? Oder ist eine Anreise der Teilnehmer mittels Bussen oder Shuttleservices nötig, sinnvoll und innerhalb der Budgetgrenzen des Events zu lösen? Bei weit entfernt gelegenen Veranstaltungsorten ist zu klären, ob die Lage der Location wirklich noch in vernünftigem Verhältnis zu dem steht, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll. Manchmal kann es aus Budget- oder Imagegründen sogar sinnvoll sein, die Veranstaltung am eigenen Firmensitz durchzuführen.
Als Nächstes muss man die in der Location zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten genauestens analysieren und klären, ob die Räume auch für die avisierte Personenzahl zugelassen sind. Gibt es dort Eventräume in ausreichender Anzahl und Größe? Werden Seminar- oder Workshopräume oder separate Flächen für Ausstellungen benötigt? Wo können sich die Gäste in den Veranstaltungspausen aufhalten? Gibt es dazu geeignete Foyer- oder Pausenbereiche? Findet das Catering in den Eventräumen oder an einem separaten Ort statt? Wenn das Catering nicht von der Location kommt, sondern von einem Caterer von außerhalb, ist zu klären, ob dieser eigenen Räume etwa zum Anrichten benötigt.
Wie lässt sich vor Ort die Empfangssituation durchführen? Gibt es einen eigenen Empfangsbereich und Teilnehmergarderoben? Sind Sanitärräume in ausreichender Anzahl und angemessenem Zustand vorhanden? Sind genügend Parkplätze an der Location vorhanden? Benötigen das Team der Veranstaltungsorganisation oder etwaige Künstler und Servicepersonal eigene Räumlichkeiten?
Auch die Veranstaltungstechniker eines Events haben ihre eigenen Anforderungen. Es ist daher in Erfahrung zu bringen, welches Equipment bereits in der Location vorhanden ist und mitgenutzt werden kann und was noch zu beschaffen ist. Auch muss man im Vorfeld klären, ob eine Bühne vorhanden ist oder benötigt wird, ob technisches Equipment oder Präsentationsobjekte ebenerdig oder eine Laderampe problemlos anzuliefern sind. Stehen genügend Hängepunkte für die Veranstaltungstechnik zur Verfügung und wie sieht es mit den vorhandenen Stromanschlüssen aus? Sind diese ausreichend dimensioniert? Der Veranstalter sollte vor der Buchung der Location sicherstellten, dass rund um sein Event auch genügend Zeit für den Auf- und Abbauzeiten von Technik oder Präsentationsmaterial gewährleistet ist. Gibt es vor Ort einen Haustechniker, ist es sinnvoll, zwischen diesem und der für das Event beauftragten Technikfirma vor der Veranstaltung rechtzeitig einen Kontakt herzustellen, damit mögliche technische Fragen vorab geklärt werden können.
Neben den Räumlichkeiten und logistischen Gegebenheiten einer Location ist es vor allem deren Servicepersonal vor Ort, das ganz maßgeblich zum Gelingen einer Veranstaltung beiträgt. Sehr hilfreich ist es immer, wenn der Veranstalter von einem Ansprechpartner der Location betreut wird, der für alle Fragen rund um die Räumlichkeiten mit Rat und Tat zur Seite steht - und zwar vor, während und nach dem Event. Darüber hinaus sollte man nicht nur im Vorfeld das Servicepersonal der Location genauestens in Augenschein nehmen. Denn der Herr am Empfang, die Mitarbeiter im Restaurant oder an der Garderobe kommen hautnah mit den Gästen in Kontakt - und da ist Freundlichkeit, Professionalität und Serviceorientierung natürlich das A&O. Die Mitarbeiter der Location und der Veranstaltungsort selbst - sie sind eine wichtige Visitenkarte, mit der sich der Veranstalter gegenüber seinen Gästen präsentiert.
Die Kosten eines Events sind in Zeiten knapper Budgets natürlich von zentraler Bedeutung. Vor diesem Hintergrund sollte man, wenn die Veranstaltungslocation nicht unbedingt durch ihre Außergewöhnlichkeit bestechen muss, auch einmal Hotels als Veranstaltungsorte in Betracht ziehen. Gerade diese machen in der Regel sehr interessante "Paketangebote", die man auf alle Fälle prüfen sollte. Ist die Entscheidung für eine Location gefallen, sollte man sich im Vorfeld genau vertraglich hinsichtlich der entstehenden Kosten absichern. Wie hoch ist der endgültige Mietpreis und welche Punkte umfasst er? Welche Nebenkosten sind nicht enthalten, kommen noch hinzu und wie hoch sind diese genau? Wenn bei der Beauftragung externer Dienstleister wie etwa Caterer oder Technikfirmen Ablöse zu bezahlen ist, muss deren Höhe vorab genau erfragt werden. Auch die bei einem etwaigen Veranstaltungsausfall entstehenden Stornokosten sind zu klären.
Für die Auswahl der geeigneten Veranstaltungslocation sollte man genügend Zeit veranschlagen, übereilt getroffene Entscheidungen rächen sich oft im Nachhinein, weil wichtige Faktoren nicht berücksichtigt wurden und unnötig Kosten und Ärger verursachen. Bereits die Recherche geeigneter Locations kostet Zeit - bis dann das angeforderte Informationsmaterial tatsächlich eingetroffen ist, gehen weitere Tage ins Land. Hat man sich anhand der Unterlagen einige wenige Locations in die engere Auswahl gezogen, empfehlen sich unbedingt Besichtungen vor Ort. Denn Hochglanzbroschüren versprechen oft viel, was nicht immer eingehalten wird und der eigene Eindruck macht dann die Entscheidung für die eine oder gegen die andere Location wirklich einfach. Bei einer Besichtung ergeben sich nämlich stets noch Aspekte, die vielleicht im Vorfeld nicht berücksichtigt wurden und einen Veranstaltungsort ungeeignet für die eigenen Vorstellungen werden lassen. Sinnvoll ist es in jedem Fall, sich anhand der oben genannten Aspekte eine Checkliste mit Fragen zu machen, damit beim Ortstermin auch wirklich nichts ungeklärt bleibt. Ist die Entscheidung für eine Location gefallen, sollte man sich diese unbedingt sofort zum gewünschten Termin optionieren lassen und, wenn alle wichtigen Planungsschritte für die Veranstaltung in "trockenen Tüchern" sind, den Veranstaltungsort fest buchen und sich die Auftragserteilung schriftlich bestätigen lassen. Und dann kann in Sachen Location eigentlich nichts mehr schief gehen! Antje Peters-Reimann
m+a report Nr.3 / 2004 vom 23.04.2004
m+a report vom 23. April 2004