Mehr Kundennutzen, weniger Aufwand

Erfolg stellt vor neue Herausforderungen. Das merkte auch die Messe Friedrichshafen - und vereinfachte ihr Organisationshandling.

Mit den durchschlagenden Leistungen des Geschäftsjahres 2003/2004 - die Zahl der Aussteller war im um fast ein Drittel von 5572 auf 7339 angewachsen - wurde den Verantwortlichen der Messe Friedrichshafen klar, dass die Verbesserung des Services eine der großen Herausforderungen darstellt.Um das dynamische Wachstum auch in Zukunft bewältigen zu können, waren weit reichende Lösungen gefragt. Das Organisationshandling musste vereinfacht und abgesichert werden.
Als Pilotprojekt diente die 30. HAM RADIO/HAMtronic (24. bis 26. Juni). Nach rund zweimonatiger Vorbereitung kam die Berliner Software Rubin erstmals im März zum Einsatz. Die Software koordiniert die Buchung aller von der Messe angebotenen Dienstleistungen. Die Standaufplanung begann Anfang April und wurde vom Rubin-Modul "Graphics", einem von insgesamt zehn Bausteinen, erfasst und dargestellt. Die Daten hallenweise ein grafisches Gesicht. Änderungen wurden automatisiert berücksichtigt, Serienmailings auf Knopfdruck erstellt und mit wenigen Klicks die Rechnung inklusive der Integration in das Rechnungswesen generiert.
Mit der Implementierung einher ging die Durchleuchtung der Organisationsprozesse - mit dem Ziel, neben der Fokussierung auf die Arbeit für den Kunden durch Minimierung von zeitraubenden Routineabläufen auch ein einheitliches Auftreten der Messe gegenüber Ausstellern und Veranstaltern zu erreichen.
Die Ansätze einer integrierten Softwareplattform wie Rubin unterstützen diese Bestrebungen. Dies zeigt sich in definierten Workflow-Prozessen, einheitlichen Formularen in modernem Layout und übersichtlichen Stand- und Hallenplänen. "Wir haben uns für infoteam entschieden, weil wir eine professionelle Lösung brauchten", sagt Sven Rostin, EDV-Leiter der Messe Friedrichshafen. Vorher arbeiteten die Projektteams mit ihrer über Jahre gewachsenen Eigenlösung - und hatten mit den verschiedenen Datenbanken oft Stabilitätsprobleme.
Als spezielle Branchensoftware für das Veranstaltungs-, Messe- und Kongressmanagement orientiert sich Rubin am Workflow des Tagesgeschäfts. Für die Messe Friedrichshafen bringt dies mehrere Vorteile. Zum einen verbessert es die Kundenbetreuung, verknüpft die einzelnen Vorgänge auf intelligente Weise und macht die Arbeitsgänge transparent. Das bedeutet lückenloses Erfassen aller Einzelaktivitäten, schnelle Reaktionszeiten und damit effizienteres Arbeiten: Die Kunden werden deutlich besser bedient. So lassen sich beispielsweise die Termine für den Katalogdruck nach hinten verschieben. Die zentrale Datenbank und der unmittelbare Zugriff der Projektleiter macht die Messeleitung schneller auskunftsfähig als früher. Und zugleich habe die interne Kommunikation der Messegesellschaft über den Tellerrand einzelner Projekte hinaus an Intensität gewonnen.
Rubin arbeite wie "ein Gesicht und tausend Hände", so infoteam-Geschäftsführer Matthias Müller.
Inzwischen haben schon sechs weitere Friedrichshafener Messen, darunter auch das neue Forum goFinance (12. bis 13. September), die Software eingesetzt und deren Vorteile für die ausstellende Wirtschaft schätzen gelernt. Wolf-Dietrich Groß

m+a report Nr.7 / 2005 vom 27.10.2005
m+a report vom 27. Oktober 2005