Der Service blüht oft im Verborgenen
In den letzten Jahren haben Convention Bureaus (CBs) ihr Portfolio deutlich erweitert. Sie bieten Tagungsplanung als auch Organisation, sind aber in deutschen Unternehmen häufig eine unbekannte Größe.
2005 wird wahrscheinlich kein schlechtes Jahr für die Tagungsbranche. Die Deutsche Bank prognostiziert ein globales Wachstum von 4,1 %. "Der insgesamt positive Konjunkturtrend wird nur von einigen kleinen Störelementen belastet", stellt daher auch Allianz-Chefvolkswirt Michael Heise fest, der vor allem den Ölpreis als Wachstumsrisiko im Auge behalten will. Generell also mehr Chancen als Risiken für die Meeting-Branche, die meist unmittelbar am Tropf der Weltwirtschaft hängt und makroökonomische Turbulenzen deshalb seismografisch registriert. Vor allem entwickelte Volkswirtschaften wollen, nachdem die Schockwellen der Asienkrise um die Jahrtausendwende auch Europa und die USA erschüttert hatten, wieder verstärkt in Bildung und Wissenstransfer investieren. Gleichzeitig stehen auch bei Unternehmen, in denen nach Wirtschaftsflaute und Absturz der New-Economy die Controller ein rigides Regiment führten, Tagungen wieder deutlich höher im Kurs. In letzter Zeit haben die Veranstalter zwar "sowohl einen Stau im Weiterbildungssektor als auch bei klassischen Konferenzen und Kongressen registriert", stellt Lutz Vogt fest. "Inzwischen haben Unternehmen und Verbände aber gemerkt, dass es ohne den Informationsaustausch auf Tagungen und Kongressen auch nicht geht", fügt der Geschäftsführer des German Convention Bureau hinzu. Vogt schätzt das deutsche Geschäftsvolumen schon 2004 ein wenig größer als im Vorjahr ein. Dieser Trend wird sich wohl verstärken, sagen auch Branchenbeobachter. Denn gerade Firmen, die vor allem von ihrem Know-how leben, beginnen derzeit Wissenstransfer und Kommunikation wieder als unentbehrliches Instrumentarium für den eigenen ökonomischen Erfolg zu entdecken. Gleichzeitig ist für Unternehmen und Verbände, die selten Tagungen veranstalten, sowohl die Planung als auch die Organisation deutlich einfacher geworden. Wer früher ein Convention Bureau kontaktierte, forderte und erhielt vor allem eines: Prospekte. Seitdem hat sich das Angebotsportfolio drastisch verändert. Firmen und Verbände können sich über städtische CBs inzwischen ganz einfach das passende Kongresszentrum, Hotels, die entsprechende Logistik und den Professional Congress Organiser (PCO) zusammenstellen.
Darüber hinaus vermitteln die Büros Künstler, stellen Kontakte zu Politikern oder Prominenten her, bieten kostenlose Site-Inspections an und helfen manchmal sogar bei der Sponsorensuche. "CBs sind eigentlich für alle interessant, weil sie den besten Marktüberblick haben", wirbt Vogt deshalb für die Mittler zwischen Angebot und Nachfrage, die von vielen Unternehmen immer noch ignoriert werden. Größtes Manko der Tagungsexperten bleibt nach wie vor ihr Bekanntheitsgrad. In den USA liegt er deutlich höher. Der Grund ist simpel: Die Dienstleister sind dort leicht zu finden. In fast jeder Stadt gibt es ein Convention and Visitors Bureau (CVB) mit möglicherweise noch dem Stadtnamen davor. Der Standard führt dazu, dass es dort weit üblicher ist, ein CVB zu konsultieren. In Deutschland hingegen sind die städtischen Tourismusorganisationen und Conventionbüros häufig miteinander verzahnt und heißen deshalb immer wieder unterschiedlich - von Fremdenverkehrsbüro bis hin zur Tourismus und Markting GmbH. Entsprechend mühsamer gestaltet sich daher die Suche. Helfen können den ratlosen Firmen dann allerdings oft die nationalen CBs.
Schleppend wirkt sich auf die Nachfrage von Vermittlungsdiensten der Bureaus außerdem ein hartnäckiges, zumeist aber unbegründetes Vorurteil aus: Das Einschalten eines CBs verteuere die Tagung. "Unsere Dienstleistungen sind für den Kunden kostenlos", erklärt Hannes Schnitzer stellvertretend für viele Kollegen, "da wir wie die meisten CBs eine Non-Profit-Organisation sind. Wer über uns ein Tagungspaket bucht, bekommt sogar wahrscheinlich einen deutlich günstigeren Preis, als wenn er sich die Leistungen individuell zusammenstellen würde", resümiert der Leiter des Südtirol Convention Bureau.
m+a report Nr.6 / 2005 vom 23.09.2005
m+a report vom 23. September 2005