Raus aus der Halle, rauf auf das Schiff
Kongresszentren müssen sich anstrengen, um sich gegen neue und außergewöhnliche Veranstaltungslocations erfolgreich am Markt zu behaupten.
Immer mehr Veranstalter führen ihre Events an ungewöhnlichen Orten wie in Museen, auf Schiffen, Fernsehtürmen oder gar in Bergwerken durch. Dies bedeutet mitunter eine harte Konkurrenz für die etablierten Kongresszentren. Von ihnen werden immer mehr Anstrengungen erwartet, um den Kunden für sich und ihre Dienstleistungen zu interessieren. Andererseits haben auch die traditionellen Kongressveranstalter oft viel mehr zu bieten als eine triste Halle.
Der Trend zu außergewöhnlichen Eventlocations wirkt sich auf daher die einzelnen Kongresszentren ganz unterschiedlich aus. Das Internationale Kongresszentrum Bundeshaus Bonn punktet da ganz klar mit seiner Geschichte als ehemaligem Bundestagsgebäude. Der Ort, an dem sich früher Abgeordnete die Köpfe heiß redeten, gibt Veranstaltungen natürlich einen einzigartigen Rahmen. Die Möglichkeit, sich etwa auf den Stuhl des Bundeskanzlers zu setzen oder im Büro des Bundestagspräsidenten zu speisen, bleibt für die Veranstaltungsteilnehmer unvergesslich. Beim Congress Center Messe Frankfurt setzt man auf die historische Festhalle, aber eben in Kombination mit dem Congress Center und dem markanten Forum in direkter Innenstadtlage mit direkt angrenzenden Hotelkapazitäten.
Ein einzigartiges Ambiente über die reinen Kongressräumlichkeiten des HCC hinaus bietet in Hannover der kreisrunde Kuppelsaal mit seinen 3600 Plätzen. Im Sommer wird bei Veranstaltungen gern der traumhaft schöne Stadtpark für open-air-Veranstaltungen genutzt. Keine Probleme mit der Konkurrenz außergewöhnlicher Locations auch in Kassel: Denn das Kongress Palais Kassel ist selbst eine außergewöhnliche Veranstaltungslocation, die durch ihre Verbindung aus historischem Ambiente und modernster Tagungstechnik in 18 Sälen und Tagungsräumen den geeigneten Rahmen für unterschiedlichste Veranstaltungen bietet. Zudem umfasst der Komplettservice der Nordhessen auch die Buchung von anderen Eventlocations. Ein gut funktionierendes Netzwerk hilft, erfolgreich den Tagungsstandort Kassel zu promoten.
Das Congress Centrum Mainz verfügt mit seinem Kurfürstlichen Schloss bereits über eine ungewöhnliche Location in seinem Portfolio. Darüber hinaus vermarkten die Mainzer ihre Lage in einer mittelgroßen Stadt in Deutschland. CCM-Chef August Moderer: "Dies hat den Vorteil des persönlichen Flairs und der vollen Aufmerksamkeit einer Stadt bei Großveranstaltungen und Events. Ein weiterer Vorteil unseres Hauses ist die sehr gute Lage am Rhein und in der Innenstadt von Mainz. Dies unterscheidet uns massiv von Häusern, die außerhalb der Zentren liegen oder an große Messegelände angeschlossen sind."
Auf die Zusammenarbeit mit außergewöhnlichen Eventlocations baut man in Hamburg und Köln. Im Hamburger CCH können zwar "fast alle außergewöhnlichen Kundenwünsche verwirklicht werden. Es bleibt jedoch eine Location für Kongresse und Konzerte mit hohem technischen Standard." Und so setzt man auf die Kooperation mit den traumhaften Locations der Hansestadt: dem Kaispeicher A, die River Kasematten, dem Museumsschiff Cap San Diego, der Fischauktionshalle und dem Hanseatic Trade Center. Darüber hinaus bewirtschaftet das CCH einige interessante Locations vor Ort wie den historischen Windjammer Rickmer Rickmers, das historische Kaufmannshaus Alt-Hamburger Bürgerhaus, den Spiegelsaal im Museum für Kunst und Gewerbe sowie die Sporthalle Hamburg.
KölnKongress als Vermarkter des Congress-Centrums Koelnmesse positioniert sich seit einigen Jahren durch alternative Locations (Gürzenich, Tanzbrunnen, Theater am Tanzbrunnen, Rheinterrassen, km 689 Cologne Beach Club, Bastei, ZooLocation im Aquarium des Kölner Zoos sowie das Zeughaus im Kölnischen Stadtmuseum) in Köln als "der" Dienstleister für alle Arten von Veranstaltungen. So könnten Teilnehmer einer Tagung im Congress-Centrum Koelnmesse beispielsweise einen Gesellschaftsabend im Gürzenich besuchen, ein exklusives Get-Together im Zeughaus oder der ZooLocation veranstalten oder ihre Farewell-Party mit grandiosem Blick auf das Kölner Altstadt-Panorama in den Rheinterrassen feiern.
Doch nur auf die Location zu setzen, das reicht nicht, darin sind sich alle Häuser einig - die Bemühungen, am Puls der Zielgruppe zu bleiben, fallen jedoch zum Teil recht unterschiedlich aus. Technische Innovation, intensive Kundengespräche, Mitarbeiterschulung und Erweiterung der Baulichkeiten sind die Mittel der Wahl. Beim Internationalen Kongresszentrum Bundeshaus Bonn setzt man auf intensive Gespräche mit den Kunden, erfragt auf Messen, Roadshows und Besichtigungsterminen deren Bedürfnisse, um laufend Verbesserungen vornehmen und sich genau auf die Kundenwünsche einstellen zu können. Bei Veranstaltungen darf der Kunde einen kompetenten Ansprechpartner erwarten, der für ihn rund um die Uhr zur Verfügung steht. Das Congress Center Messe Frankfurt baut und erweitert seine Räumlichkeiten und will seinen Kunden ein großes Maß an technischer Flexibilität und Service in den Gebäuden bieten. "So ist das Frankfurter Messegelände zum Beispiel seit August dieses Jahres der derzeit größte T-Com-Hotspot in Europa. 300 Antennen sorgen dafür, dass den Nutzern auf 470 000 m2 nun alle Möglichkeiten der modernen PC-Kommunikation zur Verfügung stehen", berichtet Claudia-Marie Delius, Abteilungsleiterin Kongresse und Tagungen.
Beim Hamburger CCH analysiert man mit Hilfe von Marktforschung und Gesprächen mit potenziellen Kongressveranstaltern, unter anderem auf Messen, die Ansprüche und Wünsche der Kunden, um zielgerichtet auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können. Das Hannover Congress Centrum vertraut auf persönliche Betreuung und Beratung durch sein Veranstaltungsmanagement. Man ist bemüht, durch Kundenkontakte und Dialoge in Form von Einladungen, Gesprächen und Follow ups die Wünsche zu lokalisieren und eine Bindung zum HCC herzustellen. Im Kongress Palais Kassel schafft Kundenbindung über die monatliche Versendung eines Newsletters und Mailingaktionen. Auch werde potenzielle "Wunschkunden" aus dem lokalen und nationalen Bereich zu Site-Inspections eingeladen, die man mit einem interessanten Vortrag abrundet, der auf die einzelnen Zielgruppen abgestimmt wird. Damit sollen die Unternehmer vor Ort detailliert über die Tagungsmöglichkeiten des Kongress Palais und über Kassel als Ort für außergewöhnliche Rahmenprogramme informiert werden. Denn es werde "immer deutlicher, dass bei der Bewerbung von Kongressen persönliche Kontakte auf Geschäfts- und Verbandsebene entscheidend die Auswahl des Tagungsstandortes beeinflussen", weiß Geschäftsführer Knut Seidel.
Marktforschung, intensives Feedback von Kunden und Veranstaltern, der Besuch von Messen und Kongressen in anderen Häusern sowie der Austausch mit den Mitgliedern der Congress Allianz sind die Kanäle, auf denen Münster am Puls seiner Zielgruppen bleiben will. Jährliche Investitionen zwischen 50 000 und 100 000 EUR in Tagungstechnik und ständige Personalschulungen lautet die Devise beim CongressCentrum Pforzheim, um den Serviceansprüchen der Kunden gerecht zu werden.
Die Rostocker Messe- und Stadthallengesellschaft hat in den letzten fünf Jahren gezielte Marketingaktivitäten entwickelt, um insbesondere das Tagungs- und Kongressgeschäft in der Stadthalle zu intensivieren: Dazu zählten der Internetrelaunch, neue Imagebroschüren, spezielle Tagungsflyer, Displays für Präsentationszwecke, Anzeigen- und PR-Kampagnen in einschlägigen Tagungsbroschüren, Mailingaktionen an Kongressveranstalter sowie Messeauftritte auf der World of Events in Wiesbaden, den Seminar- und Tagungsbörsen in Berlin und München und der imex in Frankfurt.
Um in jeglicher Hinsicht beim Umgang mit dem Kunden auf aktuellem Stand zu sein, führt das Saarbrückener Congress Centrum Saar Kundenzufriedenheits- und Marktanalysen und wertet die Fachpresse aus. Mitarbeiterschulungen in Sachen Technik, Organisation und Verwaltung, die Kontaktpflege zu den örtlichen Hoteliers und touristischen Partnern sowie der Gedanken- und Erfahrungsaustausch mit Kollegen im Rahmen von Verbandsarbeit sind zentrale Aspekte der Bemühungen der Saarbrückener auf diesem Gebiet.
Zum Handwerkszeug der congress centrum neue weimarhalle und Tourismusservicegesellschaft gehören Messebesuche ebenso wie Wirtschaftsabende, FamTrips, Studienreisen und ähnliches. Ergänzt wird dies von den Serviceleistungen der Tourist-Information, die ebenfalls angegliedert ist. "Durch diese Bündelung ist es möglich, die sonst einzelnen Mosaiksteinchen einer Stadt in den Bereichen Tourismus, Tagungen und Kongress sowie Wirtschaft ganzheitlich zu betrachten und erfolgreich zu vermarkten", so Ulrike Köppel vom congress centrum neue weimarhalle.
Auf den Ausbau der Raumkapazitäten setzen Hamburg, Stuttgart und Mainz. CCH-Geschäftsführer Bernd Aufderheide: "Es ist beschlossen worden, mit einem Investitionsvolumen von 25 Mio. EUR die vorhandene Fläche für kongressbegleitende Ausstellungen mit dem Anbau einer neuen stützenfreien und multifunktionalen Ausstellungshalle auf 12 000 m2 zu erweitern." Um künftig wieder in der Lage zu sein, Großkongresse und andere Großveranstaltungen bei sich durchzuführen, renoviert das Congress Centrum Mainz seine Rheingoldhalle. Entstehen wird neuer Saal mit 1500 Plätzen in Stuhlreihe, die Halle wird dabei um fast 4000 m2 erweitert, der gesamte Eingangsbereich wird modernisiert. Diese "Verschönerung der Hardware" betrachtet Geschäftsführer August Moderer als "Basis für unser zukünftiges Marketing". In Stuttgart wurde soeben mit dem Bau einer neuen Messe und eines neuen Kongresszentrums begonnen. Es entstehen 100 000 m2 Ausstellungsfläche und ein Kongresszentrum, das annähernd 10 000 Besucher fassen kann. Es ist für eine sehr flexible Nutzung geplant und wird über Säle und Räume für 15 bis zu 5000 Personen verfügen. Dadurch und durch die attraktive Lage werde man "mit diesem ambitionierten Projekt ab Mitte 2007 ein Angebot auf den Markt bringen können, das für sich selbst spricht und wirbt", so Claus Bühnert.
Die Kongresszentren, die nicht mit eigenen ungewöhnlichen Locations aufwarten können, setzen auf die touristischen Anziehungspunkte ihrer Städte. So zeichnet sich beispielsweise Münster als Veranstaltungsort dadurch aus, dass es eine Stadt mit Flair, Charme und immer eine Reise wert ist. Geschäftsführerin Ursula Paschke: "Die Stadt hat viele Sehenswürdigkeiten, hat viele historische Highlights, aber auch das grüne Umland ist attraktiv. Münster ist sehr gut verkehrstechnisch zu erreichen. In Rostock lautet die Devise: "Tagen, wo andere Urlaub machen" oder "Erst tagen, dann die Ostsee genießen!" Marion Sandig von der Rostocker Messe- und Stadthallengesellschaft weckt durch unterschiedlichste Marketingmaßnahmen bei Kongress- und Tagungsveranstaltern die Neugier auf den Standort: "Die direkte Lage an der Ostsee eröffnet fantastische Möglichkeiten für Incentives in Verbindung mit dem Kongress. Beispielsweise eine Strandparty in Warnemünde mit Sonnenuntergang am Meer, eine Hafenrundfahrt mit frisch geräuchertem Fisch in Warnow oder eine Strandwanderung mit Hühnergottsuche, um nur einige zu nennen". Die Nähe zu den Nachbarländern Frankreich und Luxemburg mit ihrem Einfluss auf Lebensart und Gastronomie ist der Trumpf auf der Karte Saarbrückens: "Die einmalige Lage führt dazu, dass man im Saarland einen lebensfrohen, weltoffenen und abwechslungsreichen ,way of life' pflegt. Eine attraktives kulturelles Angebot, schöne Landschaften mit unendlichem Erholungswert und die französisch angehauchte Küche tun das ihre dazu."
Ansonsten punkten die Kongresszentren durch besondere Serviceleistungen. Hamburg sieht seine wichtigste Stärke in seinem international erfahrenen und qualifizierten Team. Es übernimmt auf Kundenwunsch direkt oder zusammen mit seinen Partnern Planung, Durchführung, Budgetierung, Buchhaltung, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit ebenso wie Registrierung und Hotelreservierung. Jeder Kunde des CCH wird von einem verantwortlichen Projekt-Koordinator betreut, der die Veranstaltung von der Planung bis zur Schlussrechnung begleitet und jederzeit flexibel auf sich ändernde Kundenwünsche reagieren kann. Auch die hauseigene Gastronomie stellt nach Aussagen der Hansestädter ein starkes Potenzial dar.
In Hannover ist man als "HCC | eventcaterer" für Kundenanfragen gewappnet. Seit mehreren Jahren gestalten die Niedersachsen in ausgewählten Locations mit ihrem hauseigenen Küchen- und Serviceteam Veranstaltungen in jeder Größenordnung. In Weimar bekommt man schnellen, kompetenten und umfassenden Service aus einer Hand geboten: Die cwt bündelt das gesamte Spektrum des Tourismusmarketings, des Kongress- und Tagungsmarktes sowie des touristischen Leistungsangebots von der Telefonanfrage bis zur Zimmervermittlung und Organisation von Begleitprogrammen. Dabei handelt es sich aber nach eigenen Aussagen stets um eine ganz spezielle, auf die Bedürfnisse des Reisenden zugeschnittene Leistung, gewissermaßen eine Art "Einzelanfertigung mit Erholungsgarantie und Rücktrittsversicherung", so Ulrike Köppel. Saarbrücken präsentiert sich dem Kunden als modernes Dienstleistungsunternehmen, das seit Jahren erfolgreich im Eventmanagement tätig ist. Geschäftsführer Florian M. Korn vom Congress Centrum Saar ist stolz auf das Organisationstalent seines Teams: "Tausende von Veranstaltungen, angefangen bei privaten Geburtstagsfeiern über große Sportereignisse bis hin zu Rock Konzerten und Kongressen. In der Organisation liegt unsere Stärke. Einstellung auf individuelle Bedürfnisse heißt für die Mitarbeiter der CCS die Herausforderung. Was die CCS-Mitarbeiter auszeichnet, ist der Blick für das Besondere. Die kleine sympathische Geste, das bisschen mehr Flexibilität. Das etwas Mehr, das der Kunde wirklich sucht". Antje Peters-Reimann
m+a report Nr.7 / 2004 vom 27.10.2004
m+a report vom 27. Oktober 2004