Personalisierung: A und O der Eventsoftware

Ohne Software läuft heute nichts mehr bei der Eventplanung. Aber welche ist die richtige? Der Wahrheit letzter Schluss scheint hierbei noch nicht gefunden zu sein.

Die Abwicklung von Events ist Teamarbeit. Daraus ergeben sich in der Verwaltung von Daten und der Organisation von Aufgaben unzählige Anforderungen, das Ganze oft unter großem Zeitdruck. Umso besser, wenn sich die Beteiligten auf ein System verlassen können, das Zeit, Kosten und Nerven spart.
Der Weg dorthin ist kein einfacher, da, so die Kritik von Anwendern, die vorhandene Software oft nicht sehr kundenorientiert ist. Individuelle Bedürfnisse werden zu wenig berücksichtigt. Deshalb wählen viele Organisatoren den Weg der Software-Eigenentwicklung.
Zum Beispiel Johannes Milla von Milla und Partner, Stuttgart: "Wir haben festgestellt, dass die am Markt vorhandene Eventsoftware entweder sich nur auf Hotel- und Reisebookings beschränkt oder viel zu aufwändig individualisiert werden muss oder zu oberflächlich ist. Daher haben wir gemeinsam mit unserem Schwesterunternehmen Ludwigs. Dreesbach. in Köln einen ,Virtuellen Eventmanager' (VEM) entwickelt und werden diesen nun am Markt anbieten. Der VEM geht primär auf die Bedürfnisse der Kunden ein und sekundär auf die der Agenturen."
Stefan Ludwigs von Ludwigs. Dreesbach. betont die hohe Individualität des Systems: "Das Produkt zeichnet sich genau dadurch aus, dass die spezifischen Prozesse und organisatorischen Bedingungen des Kunden, aber auch seine Erfahrungen einfließen. Der VEM grenzt sich gegen andere Lösungen vor allem dadurch ab, dass er nicht nur vorhandene Ressourcen vernetzt, sondern dass er eine didaktische Führung durch den Prozess anbietet. Im Prinzip könnte man auch von einer E-Learning- oder Knowledge-Management-Lösung sprechen, die intelligenten Zugriff auf Ressourcen steuert."
Die Einsatzbereiche des elektronischen Planungs-, Abwicklungs- und Controllingwerkzeugs für die professionelle Eventabwicklung sind Produkteinführungen, Vertriebsveranstaltungen, Tage der offenen Tür, Presseevents und andere mehr. Organisationsverantwortliche können weltweit auf einheitliches Event-Know-how und auf zentrale Ressourcen zugreifen, prozessbezogen und veranstaltungsspezifisch. Das auf Mietbasis angebotene System ist personalisiert und modular aufgebaut und je nach Nutzungskriterien zusammenstellbar.

Auch Quasar Communications, Wiesbaden, arbeitet mit eigener Software. Stephan Schäfer-Mehdi: "Für den Bereich Teilnehmermanagement arbeiten wir mit einer Eigenentwicklung, die unter www.event-info.de auch online-basiert funktioniert. Das ist eine Aktionszentrale für Events, Tagungen, Kongresse und Incentivereisen. Damit werden Teilnehmer- und Hotellisten erstellt, Rahmenprogramme verwaltet, Anreiseübersichten erstellt und es sind jederzeit aktuelle Reportings und Infos über die Verfügbarkeit von Kontingenten abrufbar. Online bietet sie zusätzlich auch interaktive Kommunikationsmöglichkeiten. Die Kunden erhalten dabei einen eigenen Administratorzugang. Als Benchmark testen wir immer wieder auch andere Produkte", fügt er hinzu. "Für das klassische Projektmanagement, also die Planung und Organisation, sind wir nicht endgültig fündig geworden. Bei der Eigenentwicklung können wir Änderungen und Erweiterungen sehr flexibel realisieren."
Also geht kein Weg an der Eigenentwicklung vorbei? "Mietsoftware, die ich für relativ kleines Geld für nur eine Veranstaltung anmieten kann, ist sicher interessant", räumt Schäfer-Mehdi ein. "Prinzipiell gibt es immer mehr Produkte, die immer mehr können. Wichtig sind schnelle und intuitive Einarbeitung, absolute Zuverlässigkeit und höchster Sicherheitsstandard. Dann erspart das Programm extrem viele und zeitraubende manuelle Abläufe." Das bringt dann Nutzen für den Organisator wie für den Kunden. Denn mit einem vereinfachten Reporting erhält der Kunde mehr Informationen, die Agentur hat mehr Freiräume für kreative Arbeiten.

Die Vok Dams Gruppe, Wuppertal, nutzt für die Eventumsetzung Standardsoftware - zum Teil auch adaptiert. "Also für die Dokumentation im digitalen Projektordner, für projektbegleitende Kostenanalyse, für Kalkulation und Controlling. Softwarelösungen, die wir nach draußen kommunizieren, sind unser Teilnehmermanagement oder das Außendienstintensivierungstool präm.kom", schildert Wolfgang Altenstrasser die Lage im Unternehmen. "Aus der Sicht des Kommunikationsfachmanns kann ich grundsätzlich sagen, dass Softwarelösungen immer weiter zunehmen. Sie machen die Kommunikation und Auswertung schneller, aber nicht essentiell anders."
Die Vok Dams Gruppe bietet auch selbst einige Produkte an, wie zum Beispiel syn.fair für eine ganzheitliche Messekommunikation, smart.tour für die perfekte Road-Show-Kommunikation, präm.kom für die online-gestützte Individualisierung von Incentives und event.value oder fair.value, Systeme zur Vergleichbarkeit erfolgsrelevanter Parameter für Events und Messen.

Kritisch sehen diese Eigeninitiative der Agenturen die spezialisierten Entwickler: "Meist eigengestrickte ,Programme' zwingen den Anwender, sich notdürftig mit gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen zu behelfen, die sich zeit- und kostenintensiv auf die Projekte auswirken", bemängelt die Heinz GmbH aus Baden-Baden, die das offizielle Schulungsprogramm der Ausbildung zum Europäischen Eventmanager, s.EVENT.een, entwickelt hat.
Ziel bei der Entwicklung von s.EVENT.een war es laut Heinz GmbH eine anwenderfreundliche, strukturierte, übersichtliche Systemlösung zu entwickeln, die bei der Organisation von Veranstaltungen das gesamte Tagesgeschäft beschleunigt und dadurch Zeit und Kosten spart. Grundvoraussetzungen hierbei waren eine auf Client/Server-Prinzip basierende Netzwerkfunktionalität, Vermeidung von wiederholter Datenerfassung sowie gleicher Informations- und Datenbestand für alle Benutzer.
Die Software ist geeignet für Firmen, Schulen und Agenturen, die Veranstaltungen aller Größenordnungen organisieren und durchführen. s.EVENT.een ist eine ganzheitliche Lösung, die nicht nur Teilnehmerregistrierung und Hotelbuchung umfasst, sondern Module wie Referenten-, Künstler-, Ressouren- oder Ausstellerverwaltung, Raumbelegung et cetera beinhaltet. Es handelt sich entgegen dem zunehmenden Trend um eine Inhouse-Lösung, ist also nicht webbasiert.

Siemens vertraut für seine Eventorganisation auf externe Kompetenz. So schlossen Corporate Mobility Service (CMS) und die SMK GmbH, München, kürzlich einen Rahmenvertrag zur Nutzung eines unternehmensweiten Teilnehmer-Management-Systems. Hauptbestandteil von RemoteEvent ist ein umfassendes Online-Teilnehmer-Registrierungssystem und wird von den Eventorganisatoren bei Siemens genutzt. Dabei wurde das Grundsystem, welches von seeUthere Technologies aus Santa Clara stammt, teilweise an die besonderen Anforderungen der Siemens AG angepasst.
Siemens CMS Event Management ist zuständig für die Bereitstellung ausgewählter Eventdienstleister und kostenoptimierender Geschäftsprozesse. Hauptmedium dafür ist das Siemens-Intranet mit den besonderen Applikationen des Siemens EventNet. Hier können Siemens-Eventorganisatoren bereits über entsprechende Datenbanken bevorzugte Agenturen und Hotels sowie Informationen, Werkzeuge und Services zur effizienteren Planung und Durchführung von Veranstaltungen finden. RemoteEvent unterstützt bei der Teilnehmeradministration, der Gestaltung von eventspezifischen Webseiten, Online-Registrierungen und beim Einkauf von Hotelkontingenten.

Eine weitere Alternative bietet eventsoft aus München mit aktuell GPM 2.0. Hierbei handelt es sich um ein System, das alle für die Projektarbeit relevanten Daten in einer Datenbank zusammenführt und allen Beteiligten zur Verfügung stellt. Somit ist das Problem der mehrfachen Datenhaltung gelöst. "Sinn und Zweck einer solchen Software ist es, von der Stammdatenverwaltung bis zum Controlling alles in einer Applikation abwickeln zu können", erklärt Georg Schreiner, Manager International Sales. "Neben dem Teilnehmerhandling ist ein weiterer Schwerpunkt Managementauswertungen. Projektrentabilitätsrechnung, Liquiditätsplanung und vor allem Kunden- und Dienstleisterstatistiken wie: welche Umsätze wurden mit einem bestimmten Dienstleister erzielt, lassen sich mühelos erstellen."

Auch bei der Meeting Manager GmbH aus Itzehoe hat sich einiges getan: "Dieses Jahr wurde unsere Neuentwicklung MaxPro! auf dem deutschsprachigen Markt gestartet", gibt Claus Lauter bekannt. "2005 soll das Produkt dann auch auf dem US-Markt verfügbar sein. Dieses System vereint alle Erfahrungen und Kundenwünsche, die wir in den vergangenen Jahren gemacht haben. Um dem Kunden die Möglichkeit zu geben, nur die Features zu nutzen, die er wirklich braucht, wurde die Software modular gestaltet."
MaxPro! ist wie alle Meeting-Manager-Produkte webbasiert und über einen Internetbrowser zu bedienen. Das System kann gekauft oder gemietet werden. Zusätzliche Module können jederzeit ergänzt werden. Alle Veranstaltungsinformationen werden hier auf einer Plattform zusammengeführt und zentral gesteuert.
Neu ist die Nutzung auf Messen: Mit MaxPro!fair kann die Kommunikation zwischen Standpersonal und Besuchern sowie die Verwaltung und Infrastruktur laut Meeting Manager entscheidend verbessert werden. Für diesen Bereich gibt es weitere Module wie für das Catering, Lease Management und Raum- und Ressourcenverwaltung.
Der Kunde kann neben der reinen Software auch die gesamte Dienstleistung buchen. Er erhält dabei alle Stufen der Gästekommunikation aus einer Hand, vom Marketing bis hin zur Nachbearbeitung. "Für die Zukunft werden wir uns weiterhin auf den Bereich der optimierten Gästekommunikation konzentrieren und weitere Module entwickeln", so Lauter.

m+a report Nr.7 / 2004 vom 27.10.2004
m+a report vom 27. Oktober 2004